Plan for rekruttering av frivillige

Holstad Volley

1. Mål

Holstad Volley skal:

  • Sikre at alle lag har nødvendige roller besatt
  • Fordele arbeidsmengden på flere foresatte
  • Skape eierskap og tilhørighet i klubben
  • Redusere belastning på enkeltpersoner
  • Bygge en kultur der frivillighet er en naturlig del av det å være i klubben

2. Prinsipper for frivillighet

  1. Alle bidrar litt – ingen gjør alt
  2. Roller skal være tydelig definerte
  3. Oppgaver fordeles tidlig i sesongen
  4. Informasjon skal være enkel og tilgjengelig
  5. Nye foresatte skal bli aktivt inkludert

3. Når og hvordan rekrutterer vi frivillige?

A. Ved sesongstart (viktigste rekrutteringspunkt)

Tiltak:

  • Gjennomføre lagmøte for alle lag ved sesongstart
  • Lagleder leder møtet sammen med trener/styret
  • Presentere:
    • Klubbens behov
    • Forventninger til foresatte
    • Konkrete roller som må fylles
  • Roller fordeles på møtet

Roller som skal besettes per lag:

  • Lagleder (dersom ikke allerede valgt)
  • Utstyrsansvarlig
  • Sosialt ansvarlig
  • Reiseansvarlig
  • Ansvarlig for hjemmeturnering
  • Dugnadsansvarlig

Målet er at alle roller er fordelt før møtet avsluttes.

B. Ved innmelding av nye medlemmer

Tiltak:

  • Informere tydelig om at foresatte forventes å bidra
  • Vise til konkrete oppgaver (kiosk, sekretariat, dugnad)
  • Invitere nye foresatte personlig til å bidra
  • Legge dem raskt inn i Spond og inkludere dem i kommunikasjonen

Nye foresatte skal føle seg ønsket – ikke bare informert.

C. Før arrangementer og turneringer

Tiltak:

  • Lagleder oppretter oppgaver i Spond
  • Konkretisere oppgavene (ikke bare “trenger hjelp”)
    • “2 personer kiosk kl. 10–12”
    • “1 sekretariat”
    • “1 hallansvarlig”
  • Påminnelse sendes i god tid

Konkret og tidsavgrenset frivillighet senker terskelen for å si ja.

4. Tydelig rollebeskrivelse

Alle roller skal ha:

  • Kort skriftlig beskrivelse
  • Oversikt over hva som forventes
  • Kontaktperson i styret
  • Varighet (normalt én sesong)

Eksempel:

Utstyrsansvarlig

  • Holder oversikt over drakter
  • Sikrer at laget har nødvendig utstyr
  • Kontaktpunkt mot styret ved behov for nytt utstyr

Dette gjør det lettere å si ja.

5. Fordeling av dugnadsarbeid

Prinsipp: Dugnadsarbeid skal:

  • Være rettferdig fordelt
  • Planlegges tidlig
  • Ha tydelig ansvarlig

Dugnadsansvarlig:

  • Planlegger lagets dugnader
  • Kommuniserer tydelig hva inntektene går til
  • Sørger for god gjennomføring

Synliggjør at dugnad kan redusere egenandeler.

6. Økonomisk støtte og lavterskel-bidrag

Ikke alle kan bidra med tid – derfor tilbyr klubben også:

  • Grasrotandelen
  • Støtte via app
  • Bidrag til kiosk

Dette kommuniseres som alternative måter å støtte klubben på.

7. Oppfølging og kulturbygging

For å lykkes med frivillighet må klubben:

Anerkjenne innsats

  • Takk i Spond
  • Takk på årsmøte
  • Synliggjøre frivillige på nettsiden

Spre kompetanse

  • Overlapp mellom avtroppende og nye rollepersoner
  • Enkel veileder for lagledere

Unngå utbrenthet

  • Ingen skal sitte alene med ansvar
  • Styret følger opp lagledere jevnlig

8. Styrets ansvar

Styret skal:

  • Sikre at alle lag gjennomfører lagmøte
  • Følge opp at roller er fordelt
  • Tilby støtte og veiledning
  • Sørge for at informasjon er oppdatert på nettsiden

9. Årlig evalueringspunkt

Ved sesongslutt:

  • Hva fungerte?
  • Var rollene tydelige nok?
  • Ble arbeidsmengden jevnt fordelt?
  • Hva kan forbedres neste sesong?

Dette tas opp i styret og eventuelt på lagledermøte.

Kortversjon – Holstad-modellen

  1. Rekruttering skjer primært på lagmøte ved sesongstart
  2. Alle lag skal ha tydelig fordelte roller
  3. Oppgaver konkretiseres i Spond
  4. Frivillighet kommuniseres som en naturlig del av klubbmedlemskap
  5. Innsats anerkjennes og følges opp